1. Latar Belakang Proyek

Perusahaan ingin mengganti sistem manual pengelolaan SDM yang ribet dan rawan kesalahan dengan aplikasi HRIS yang terintegrasi. Tujuannya supaya data karyawan terkelola rapi, proses absensi dan cuti lebih cepat, serta penggajian otomatis.

2. Pengumpulan Kebutuhan

Sebagai BA, Saya kumpulin kebutuhan dari beberapa pihak:

• HR Department untuk aturan cuti, absensi, dan penggajian

• Finance untuk aturan payroll dan pajak

• IT untuk integrasi dengan sistem lain, seperti fingerprint absensi dan payroll bank

• Karyawan untuk fitur self-service cek cuti dan slip gaji

Metode: Interview, workshop, dan review dokumen kebijakan perusahaan.

3. Contoh Kebutuhan Utama

• Input dan monitoring data karyawan

• Absensi digital terintegrasi dengan mesin fingerprint

• Pengajuan dan approval cuti secara online

• Kalkulasi gaji otomatis sesuai data absensi dan tunjangan

• Laporan payroll dan pajak bulanan

• Notifikasi untuk pengajuan cuti dan gaji sudah dibayarkan

• User role dan akses sesuai jabatan (HR, Finance, Karyawan)

4. Penulisan Dokumen

• BRD: Fokus ke kebutuhan bisnis dan tujuan aplikasi HRIS

• FSD: Detil proses absensi, cuti, payroll, termasuk aturan bisnis seperti prorate gaji dan pajak

5. Tantangan dan Solusi

Tantangan: Aturan cuti yang berbeda-beda untuk tiap jenis karyawan (kontrak, tetap, magang).

Solusi: Saya buat matrix aturan cuti yang jelas dan dijadikan referensi saat development supaya fitur bisa menyesuaikan dengan kategori karyawan.

Tantangan: Integrasi mesin fingerprint yang teknologinya sudah lama dan dokumentasinya minim.

Solusi: Saya koordinasi intens sama vendor mesin fingerprint dan developer buat riset dan testing supaya data absensi bisa sinkron ke sistem.

6. Testing dan Feedback

Bikin test case khusus untuk tiap proses penting, terutama pengajuan cuti dan penghitungan gaji. Melibatkan HR dan Finance untuk validasi hasil test.

7. Hasil Akhir

Aplikasi HRIS berjalan lancar, mempercepat proses administrasi dan mengurangi kesalahan penghitungan. Karyawan juga senang karena bisa cek data sendiri via portal.

Kesimpulan

Proyek HRIS ini nunjukin pentingnya detail dan komunikasi di proyek yang melibatkan banyak aturan internal perusahaan. Sebagai BA, kamu harus sabar, teliti, dan jago koordinasi.